Huishoudelijk regelement

Volkstuinvereniging Sittard

      


    Huishoudelijk Reglement versie 20200201 

NB: Met huurder wordt ook huurster bedoeld. 

 

LIDMAATSCHAP 
 
Artikel 1
Iedere huurder van een tuin moet lid zijn van de Volkstuinvereniging Sittard en 18 jaar of ouder zijn. 
 
Artikel 2
a. Zij, die als lid wensen te worden ingeschreven, melden zich aan via de website van de volkstuinvereniging onder vermelding van het complex waar  zij een tuin wensen.
b. Het hoofdbestuur controleert de inschrijvingen op basis van de zwarte lijst.
c. In overleg met het betreffende complexbeheer wordt een tuin toegewezen. 

Artikel 3
a. De nieuwe huurder wordt schriftelijk in kennis gesteld van het besluit van het hoofdbestuur, waarbij tevens wordt vermeld wanneer zijn huurcontract wordt opgemaakt en de verschuldigde huur- en contributiegelden moeten worden voldaan.
b. Na het tekenen van huurcontract en de AVG-verklaring ontvangt het nieuwe lid het een afschrift van het huurcontract met eventueel een bijlage, het huishoudelijk reglement van de volkstuinvereniging en de sleutel van het complex. 
 
Artikel 4
a. De leden zijn verplicht de statuten en het reglement van de volkstuinvereniging alsmede de besluiten van vergaderingen stipt op te volgen. b. De statuten liggen voor eenieder ter inzage bij het complexbeheer 
 
Artikel 5
a. De huur wordt aangegaan voor de tijd van 1 jaar, lopende van 1 februari t/m 31 januari en is zonder opzegging van jaar tot jaar doorlopend. b. De huurpenningen, contributie en eventuele overige bedragen worden vastgesteld door de algemene vergadering. Het verschuldigde moet per jaar bij vooruitbetaling worden voldaan aan de penningmeester van de Volkstuinvereniging Sittard, onder vermelding van complex en tuinnummer.
c. Het bestuur zal ervoor zorg dragen dat de leden jaarlijks op de hoogte gebracht worden van de verschuldigde bedragen. 
 
Artikel 6
Het lidmaatschap eindigt door:
1. Bedanken, met inachtneming van artikel 7 van dit reglement.
2. Overlijden.
3. Vervallenverklaring van het lidmaatschap. 
 
Artikel 7
a. Bij het beëindigen van de huur, anders dan door vervallenverklaring van het lidmaatschap van Volkstuinvereniging Sittard, moet uiterlijk binnen dertig dagen alles van de tuin verwijderd zijn. Voldoet hij niet aan dit verzoek dan zal het afval door een bedrijf worden opgeruimd. Een betaalde borgsom wordt dan niet terugbetaald en de kosten komen voor rekening van de tuinder. Wordt niet betaald dan zal aan een incassobureau de vordering in handen worden gegeven.
b. Indien een lid door het hoofdbestuur vervallen is verklaard van het lidmaatschap van Volkstuinvereniging Sittard, is hij gehouden aan de uitspraak van het hoofdbestuur.
c. Reeds betaalde huurpenningen worden in geval van vervallenverklaring niet terug betaald, terwijl nog verschuldigde bedragen alsnog voldaan dienen te worden.
d. Opzegging van de huur moet uiterlijk twee maanden voor het beëindigen van de huurovereenkomst schriftelijk geschieden bij de secretaris van het hoofdbestuur.
e. Indien de opzegging niet voor 1 december geschiedt, blijven huur en contributie voor het volgend jaar verschuldigd, tenzij het hoofdbestuur anders beslist.
f. Bij het beëindigen van het huurcontract dient de sleutel ingeleverd te worden bij het complexbeheer. 
 
Artikel 8
a. Leden, die hun tuin verwaarlozen, hun contributie en huurpenningen niet op gestelde tijden voldoen, het reglement van de Volkstuinvereniging Sittard of besluiten van de algemene ledenvergadering niet opvolgen, anderen aanhoudend en zonder noodzaak hinderen, overlast bezorgen of gedrag vertonen dat niet getolereerd kan worden kunnen door het hoofdbestuur van hun lidmaatschap worden vervallen verklaard.
b. De eerste waarschuwing daaromtrent zal door het complexbeheer mondeling of schriftelijk worden gegeven, waarna hiervan melding wordt gemaakt bij het hoofdbestuur.
c. Indien het betrokken lid niet gereageerd heeft op het onder b. genoemde, zal het hoofdbestuur een schriftelijke waarschuwing geven. Als die ook niet tot verbetering leidt zal het hoofdbestuur overgaan tot het uitspreken van vervallenverklaring van het lidmaatschap. Van deze beslissing wordt het lid schriftelijk op de hoogte gesteld. Het betrokken lid kan tegen deze beslissing in beroep gaan bij het hoofdbestuur van de Volkstuinvereniging Sittard, binnen veertien dagen na dagtekening van het schrijven, waarin werd medegedeeld, dat het lidmaatschap is vervallen verklaard. 

 
TOEGANG TOT HET COMPLEX EN DE TUINEN 
 
Artikel 9
De Openingstijden van de tuincomplexen zijn tussen zonsopkomst en zonsondergang. 
 
Artikel 10
Voor de handhaving van de goede orde hebben de leden van het hoofdbestuur en/of het complexbeheer het recht te allen tijde de tuinen te betreden, althans mag hun de toegang niet worden geweigerd. Leden, die tijdens vakanties e.d. hun tuin door iemand anders laten onderhouden melden dit bij het complexbeheer. 
 
Artikel 11
Kinderen mogen alleen onder begeleiding van ouder/verzorger op het complex aanwezig zijn. 
 
Artikel 12
Ieder lid heeft de vrije beschikking over de hem verhuurde grond, doch is verplicht:
a. Zijn tuin vanaf het begin in goede toestand te brengen en te onderhouden: de tuin moet verzorgd uitzien en er mag geen zaaddragend onkruid in staan.
b. Het padgedeelte, dat voor en naast zijn tuin ligt vrij te houden van onkruid.
c. Eventuele greppels schoon te houden en hagen te snoeien op de door het complexbeheer aangegeven hoogte.
d. De tuin elk jaar vóór 1 mei schoon en plantklaar te hebben.
e. Een tuinnummerbord in overleg met het complexbeheer op een voor ieder in het oog lopende plaats aan te brengen.
f. Mest- en/of composthopen aan het oog te onttrekken, in overeenstemming met de ter plaatse geldende richtlijnen. Het complexbeheer geeft hierover aanwijzingen. Het is niet toegestaan om op mest-en/of composthopen slachtafval, overige vlees- en gekookte etensresten te deponeren. 
g. Per jaar drie keer vier uur gemeenschappelijk werk te verrichten. De uren waarop dit gemeenschappelijk werk dient te worden verricht worden bepaald door het complexbeheer. Bij meerdere malen verzuim kan artikel 6, lid 3 van dit reglement worden toegepast. 
 
Artikel 13
a. De leden zijn vrij hun tuin naar eigen keuze te beplante, met die beperking dat in een tuin monocultuur plaatsvindt zoals alleen maar bomen, alleen maar wijnstokken of alleen maar gras. Het is de bedoeling dat minimaal 50% als groentetuin fungeert. In verband met de wettelijke regeling op het gebied van aardappelmoeheid is het echter verboden om binnen drie jaar op dezelfde plaats aardappelen te telen.
b. Bomen mogen niet hoger worden dan 2,5 meter tenzij hiervoor uitdrukkelijk toestemming is gegeven door het hoofdbestuur.
c. De afwatering mag niet op andere tuinen plaatsvinden. d. Het is niet toegestaan om verboden planten te kweken in de tuinen, ook als dit binnen de wettelijke marge blijft. 
 

BOUWEN OP DE TUIN 
 
Artikel 14
NB:  Voor complex De Gats geldt een andere regeling dan het in artikel 14 vermelde.
a. Het hoofdbestuur kan het complexbeheer toestemming verlenen tot het laten bouwen en/of verbouwen van opstallen e.d. onder nader te bepalen voorwaarden.
b. Een en ander mag niet strijdig zijn met het bepaalde in het huurcontract, afgesloten met de gemeente Sittard-Geleen en mag niet zichtbaar zijn vanaf de openbare weg.
c. Voor de bouw van opstallen behoort men zich te wenden tot het complexbeheer. 
d. Het bouwen van opstallen is alleen geoorloofd op de door het complexbeheer aangewezen plaatsen.
e. Het complexbeheer is bevoegd om voor bepaalde onderdelen overlegging van nadere tekeningen te vorderen op een door hem aan te geven schaal.
f. Het gebruik van asbest en asbesthoudende materialen is verboden. 
 

VERBODSBEPALINGEN 
 
Artikel 15
a. Het is verboden om zelfstandig vaste aansluitingen of aftakkingen te maken aan de waterleiding.
b. Het is niet toegestaan om het perceel d.m.v een tuinslang te besproeien.
c. Alleen in de eerste week van mei mogen vaten met een tuinslang met water gevuld worden. 
 
Artikel 16
Het tuinieren moet voor ontspanning worden beoefend en de gekweekte producten mogen niet voor handelsdoeleinden worden gebuikt. 
 
Artikel 17
Het is ten strengste verboden (op straffe van het in artikel 6 lid 3 genoemde):
a. Plakkaten of drukwerken aan te brengen of te verspreiden op het complex, uitgezonderd drukwerk van de Volkstuinvereniging Sittard.
b. Buiten de tuin vuilnis of afval te werpen, de greppels of paden te versperren of te verontreinigen.
c. Greppels te graven langs de paden.
d. Afval te verbranden. Eventuele boetes door politie opgelegd zijn voor eigen rekening.
e. Afrasteringen te verbreken en grenspalen te beschadigen of te verplaatsen.
f. Ongevraagd of zonder diens toestemming de tuin van een ander te betreden of op enigerlei wijze iets te doen op diens tuin, tegen diens wil of zonder diens toestemming. Dit geldt met name bij constatering van diefstal. In verband hiermee raden wij u aan dure gereedschappen veilig op te bergen of mee naar huis te nemen.
g. Op de tuin levend vee, duiven, kippen, overig pluimvee te houden. Het plaatsen van een bijenkorf is toegestaan mits op het desbetreffende complex hier niemand bezwaar tegen heeft. Indien een lid bezwaren heeft tegen het houden van bijen betekent dit dat op het desbetreffende complex geen bijen mogen worden gehouden.
h. Loslopende honden of katten op de tuincomplexen te hebben of vuil van deze dieren buiten eigen tuin te laten liggen.
i. Fietsen, rijwielen met hulpmotor, motorrijwielen, kruiwagens of karren zodanig te plaatsen dat anderen er hinder van hebben.
j. Op de paden zand en grind te storten of specie daarop aan te maken.
k. De gehuurde tuin als opslagplaats te gebruiken voor huisvuil en bouwafval.
l. Te rijden op het tuincomplex op motorvoertuigen of rijwielen met hulpmotor (uitgezonderd motorvoertuigen ten algemene dienste); uitgezonderd zijn scootmobiels.
m. Zich met spelende radio’s op het complex te bevinden, met een geluidsvolume zo groot, dat anderen daar last van ondervinden.
n. Niet toegestane vergiften te gebruiken.
o. Auto’s te parkeren bij het complex waar dit verboden is. Het hoofdbestuur heeft de bevoegdheid om bij overtreding van een van de in dit artikel genoemde punten de politie in te schakelen. 
 

BESTUREN 
 
Artikel 18
De Volkstuinvereniging Sittard kent twee bestuursorganen:
a. Een hoofdbestuur, verder te noemen HB.
b. Een complexbeheer, verder te noemen CB. 
 
 
HET HOOFDBESTUUR 

Artikel 19 
a. Het hoofdbestuur van de Volkstuinvereniging Sittard bestaat uit een oneven aantal, ten minste vijf, op de jaarvergadering door de leden gekozen.
b. Zij worden voor vier jaar gekozen en zijn direct herkiesbaar.
c. Om de vier jaar treden in de even jaren af: de vicevoorzitter, de eerste secretaris en de penningmeester.
d. Om de vier jaar treden in de oneven jaren af: de voorzitter en de plaatsvervangende secretaris.
e. Een tussentijds gekozen bestuurslid treedt af op het tijdstip waarop zijn voorganger aan de beurt was om af te treden.
f. Ieder bestuurslid is gehouden binnen drie weken na zijn aftreden uit zijn functie alle op de vervulling daarvan betrekking hebbende bescheiden van de volkstuinvereniging aan zijn opvolger over te dragen en deze gewenste inlichtingen te verschaffen betreffende nog lopende zaken. 
g. Tussentijds kan een bestuurder door de meerderheid van het hoofdbestuur worden geschorst, indien de belangen van de Volkstuinvereniging Sittard door hem/haar niet meer naar behoren worden behartigd.
h. In een vergadering, die binnen twee weken na schorsing moet worden gehouden, kan de schorsing worden opgeheven of de betrokken persoon uit zijn functie worden ontzet. Hiervoor zal een ledenvergadering worden opgeroepen. 
 

TAKEN VAN HET HOOFDBESTUUR

Artikel 20
a. Het hoofdbestuur is belast met het algemeen beleid van de Volkstuinvereniging Sittard conform doelen en taakstellingen volgens de statuten van Volkstuinvereniging Sittard en voor zover het hoofdbestuur deze taken niet heeft gedelegeerd naar het complexbeheer.
b. Het hoofdbestuur kan taken delegeren naar het complexbeheer.
c. Het hoofdbestuur oefent controle uit op de taken van het complexbeheer 
 

DAGELIJKS BESTUUR 
 
Artikel 21
a. Het dagelijks bestuur bestaat uit voorzitter, secretaris en penningmeester.
b. De voorzitter wordt in functie gekozen.
c. De leden van het dagelijks bestuur worden voor vier jaar gekozen en zijn direct herkiesbaar.
d. Hun functie is onverenigbaar met een beheerfunctie van een volkstuincomplex 
 

VOORZITTER 
 
Artikel 22
a. De voorzitter heeft de leiding op vergaderingen van het hoofdbestuur. Hij kan een vergadering schorsen en verdagen tot een nadere termijn.
b. Hij zorgt met zijn medebestuurders voor de juiste naleving van het reglement, evenals voor de tenuitvoerlegging van alle besluiten van de bestuursvergaderingen en ledenvergaderingen en regelt de daar te verrichte werkzaamheden.
c. Hij is bij elke officiële vertegenwoordiging van de vereniging de woordvoerder van het bestuur. Bij verhindering wijst hij een vertegenwoordiger aan.
d. Hij kan alle stukken, uitgaande van de Volkstuinvereniging Sittard, zo hij dat verlangt, mede ondertekenen, zomede werkzaamheden van de bestuurders controleren.
e. De onder a. van dit artikel genoemde termijn zal niet langer dan dertig dagen zijn na schorsing van de vergadering 
 

SECRETARIS 
 
Artikel 23
a. De secretaris voert de briefwisseling uit naam – en zoveel mogelijk in overleg met – het hoofdbestuur, ondertekent alle stukken van hem uitgaande en is verplicht er kopie van te houden. Hij verzorgt tevens het uitschrijven van de vergaderingen, die in overleg met de voorzitter worden gehouden.
b. Bij hem berust de zorg voor het archief, waarin alle stukken, die ingekomen zijn en kopieën van uitgaande stukken worden verzameld.
c. Hij houdt nauwkeurig aantekening van alle besluiten in bestuurs- en ledenvergaderingen genomen.
d. Tijdens de jaarvergadering geeft hij verslag van zijn bevindingen in het afgelopen jaar.
e. Hij voert de administratie van het ledenbestand van de Volkstuinvereniging. 
 
 
PENNINGMEESTER 
 
Artikel 24
a. De penningmeester beheert alle financiën van de Volkstuinvereniging Sittard.
b. Hij zorgt voor het innen van huur en contributie en doet alle betalingen.
c. Voor alle ontvangsten moet hij kwitantie geven; van de uitgaven moet hij een bewijsstuk vragen.
d. De gelden, niet nodig voor directe betalingen, worden op een erkende bank geplaatst op naam van de Volkstuinvereniging Sittard.
e. Eventuele baten door rente enz. vloeien in de kas van Volkstuinvereniging Sittard.
f. Tijdens de jaarvergadering is hij verplicht verslag te doen van zijn beheer.
g. In zijn jaarverslag moet de begroting voor het komende jaar worden opgenomen. 
 

COMPLEXBEHEER 
 
Artikel 25
a. Elk complex wordt vertegenwoordigd door een complexbeheer.
b. Het complexbeheer is de officiële vertegenwoordiging van het complex. 
 
 
TAKEN VAN HET COMPLEXBEHEER 
 
Artikel 26
i. Van de leden van het complexbeheer wordt verwacht dat zij de belangen van hun leden naar beste vermogen behartigen.
j. Het complexbeheer zorgt voor de juiste naleving van de besluiten van het hoofdbestuur.
k. Tot hun voornaamste taken behoren: - Toezicht houden op de naleving van alle besluiten. - Toezicht en controle houden op de naleving van het huishoudelijk reglement en de statuten 
 

VERGADERINGEN 
 
Artikel 27
a. Eenmaal per jaar wordt de algemene ledenvergadering gehouden.
b. Tijdens deze vergadering wordt door het hoofdbestuur verslag uitgebracht over de verrichtingen in het afgelopen tuinjaar.
c. Tevens zal een woordvoerder van de kascontrolecommissie verslag uitbrengen over de gehouden kascontrole.
d. Ook vinden de periodieke bestuursverkiezingen plaats en worden leden van diverse commissies benoemd.
e. Voorts wordt de begroting voor het nieuwe verenigingsjaar ingediend. 
 
Artikel 28
a. Het hoofdbestuur kan, indien hiertoe aanleiding is, de leden voor een vergadering bijeenroepen voor zowel de volkstuinvereniging als voor de leden van een complex
b. Een lid kan het hoofdbestuur verzoeken een ledenvergadering uit te schrijven, indien dit verzoek schriftelijk, met redenen omkleed, door minstens 20% van de leden is ondertekend, indien het niet in strijd is met de reglementen en algemene gebruiken.
c. Op de vergadering, die binnen dertig dagen na ontvangst van bedoelde aanvrage door het hoofdbestuur moet worden uitgeschreven, kunnen alleen bindende besluiten worden genomen, indien tenminste 1/3 deel van de leden aanwezig is.
d. Is het vereiste deel van de leden niet aanwezig, dan moet de vergadering opnieuw binnen twee weken worden uitgeschreven.
e. Deze vergadering kan bindende besluiten nemen ongeacht het aantal aanwezige leden. 
 
Artikel 29
a. Op de ledenvergadering kunnen geen besluiten genomen worden over voorstellen die niet op de agenda voorkomen.
b. De oproeping voor vergaderingen moeten minstens tien dagen van te voren in het bezit van de leden zijn 
 
Artikel 30
Voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering vindt er een vergadering plaats van alle complexbeheerders met het hoofdbestuur. Tijdens deze vergadering worden alle punten die voor het complex van belang zijn behandeld. 
 

STEMMING
 
Artikel 31
a. In alle vergaderingen geschiedt de stemming over personen schriftelijk en over zaken mondeling, zoals de voorzitter dit gewenst voorkomt. b. Bij het niet stellen van tegenkandidaten is de vergadering bevoegd een kandidaat bij acclamatie gekozen te verklaren.
c. Onder volstrekte meerderheid wordt verstaan de helft plus één der geldig uitgebrachte stemmen ter vergadering uitgebracht, waarbij blanco en getekende stemmen van onwaarde zijn en dus niet meetellen.
d. Bij staken van stemmen over zaken is het voorstel verworpen.
e. Bij staken van stemmen over personen zal een nieuwe stemming worden gehouden.
f. Staken de stemmen ten tweede male, dan beslist het lot.
g. De uitslag van stemming bij gesloten stembriefjes wordt in een vergadering vastgesteld door een door de voorzitter uit de vergadering aan te wijzen stembureau, bestaande uit drie leden van de Volkstuinvereniging Sittard.
h. Alle stembriefjes moeten, op straffe van ongeldigheid, van een door het Hoofdbestuur vast te stellen waarmerk zijn voorzien.
i. Stembriefjes van onwaarde zijn:
1. stembriefjes die meer namen vermelden dan het aantal personen dat moet worden gekozen.
2. stembriefjes die andere namen bevatten dan die van de kandidaat/kandidaten, voor wie de stemming wordt gehouden.
3. stembriefjes, die een aanduiding bevatten van de persoon door wie de stemming is uitgebracht.
4. stembriefjes, die de kandidaat niet duidelijk aanwijzen
5. stembriefjes, die blanco zijn uitgebracht.
6. stembriefjes, die niet door het hoofdbestuur van een waarmerk zijn voorzien. Het stembureau beslist over de geldigheid van een stembiljet, de voorzitter gehoord hebbende. 
 

COMMISSIES 
 
Artikel 32
a. In het belang van de Volkstuinvereniging Sittard kunnen verschillende commissies in het leven geroepen worden.
b. Als vaste commissie wordt aangemerkt: de kascontrolecommissie.
c. Naast deze vaste commissie kan het hoofdbestuur bijzondere commissies of comités vormen.
d. De commissies worden gevormd door leden.
e. Zij worden aangewezen door het bestuur, onder goedkeuring van de algemene vergadering.
f. Aan elke commissie wordt een lid van het hoofdbestuur toegevoegd met adviserende stem. Over de wijze van werken treden zij in overleg met het hoofdbestuur.
g. Hun financieel beheer berust bij de penningmeester van de Volkstuinvereniging Sittard.
h. De commissies brengen tijdens de jaarvergadering verslag uit van hun werkzaamheden. 
 
 
 KASCONTROLECOMMISSIE 
 
Artikel 33
a. Ter controle van het financieel beheer van de Volkstuinvereniging Sittard wordt jaarlijks tijdens de algemene ledenvergadering door en uit de leden een kascontrolecommissie benoemd.
b. Deze commissie bestaat uit drie leden.
c. De leden hebben ten hoogste drie jaar zitting en treden af volgens een door het hoofdbestuur te maken rooster.
d. Alleen leden van de Volkstuinvereniging Sittard, met uitzondering van leden van het hoofdbestuur, kunnen zitting nemen in de kascontrolecommissie.
e. Zij zijn bij aftreden niet terstond herkiesbaar.
f. Zij controleren minstens éénmaal per jaar de boeken.
g. De leden van de kascontrolecommissie zijn tegenover derden verplicht tot geheimhouding tot aan de algemene ledenvergadering. 
 
 
SLOTBEPALINGEN 
 
Artikel 34
a. Ereleden zijn personen, die, geen leden van de vereniging zijnde, zich voor de vereniging erg verdienstelijk hebben gemaakt.
b. Leden van verdienste zijn leden van de Volkstuinvereniging Sittard, die zich voor de eigen vereniging bijzonder verdienstelijk hebben gemaakt.
c. Ereleden en leden van verdienste worden door de algemene ledenvergadering benoemd. 
 
Artikel 35
In alle gevallen, waarin dit reglement niet voorziet, beslist het hoofdbestuur. 
 
Artikel 36
Aanvullingen of wijzigingen van dit reglement vinden plaats als de algemene ledenvergadering daartoe met tweederde van de uitgebrachte geldige stemmen van de aanwezige leden besluit. 
 
 
 

Aldus vastgesteld door de algemene vergadering en ingaande  01-02-2020 
 
W.M.M.P. Clerx,  voorzitter 
 
A.H. Canton,  secretaris 
 
J.H.W. Bongers, penningmeester