Notulen jaargadering

Verslag van de jaarlijkse ledenvergadering van de Volkstuinvereniging Sittard op donderdag 21 december 2017 in Buurthuis de Oase. 


1. Opening en mededelingen. 

De voorzitter opent de vergadering en geeft door wie zich voor de vergadering hebben afgemeld: Jo Smeets,Mario Jellema, Ineke Kamps, Lex Mulders, Anita Toebosch, Henk Lubbers, Monique Gerits, Jac Beentjens, Hub Delescen en Eric van Geel. Daarna vraagt hij een ogenblik stilte om de leden die afgelopen jaar overleden zijn te gedenken. Met name noemt hij Pol Krenn, complexbeheerder van de Moustem, die afgelopen donderdag is overleden en voor wie zaterdag de uitvaart zal plaatsvinden.

 2. Notulen Algemene Ledenvergadering van 28 november 2016. 

De notulen worden ongewijzigd vastgesteld. 

3. Financieel verslag 2017 en verslag kascontrolecommissie 2017. 

De Penningmeester geeft een toelichting bij het uitgereikte financiële verslag over 2017 en vraagt speciaal aandacht voor de kosten van het leidingwater. Afgesproken is dat leden die de regels betreffende het waterverbruik blijven overtreden extra kosten zullen moeten gaan betalen. Eén lid heeft inmiddels een rekening ontvangen. Voorgesteld wordt om kranen met een drukknop te installeren en het gebruik van waterslangen niet meer toe te staan. Daarnaast worden de kosten voor het storten van afval ieder jaar beduidend hoger. Vorig jaar is de borgsom weliswaar al verdubbeld, maar dit heeft niet geleid tot het gewenste resultaat. 
Afgelopen jaar is ook een behoorlijk bedrag gestoken in de bouw van een schuilhut op complex de Moustem (alleen de meerkosten; de hut zelf is door de gemeente betaald in het kader van het scholenproject). 

Katinka Pani doet, mede namens de overige leden van de kascommissie, José Marcelis en Jacques Beentjes, verslag van de controle. Er zijn geen onregelmatigheden geconstateerd; zij verzoekt om het bestuur décharge te verlenen. De vergadering gaat onder dankzegging aan de penningmeester hiermee accoord.

4. Benoeming kascontrolecommissie 2018. 

José Marcelis treedt onder dankzegging af als lid van de kascontrolecommissie. Elma Canton stelt zich voor de komende 3 jaar beschikbaar. 

5. Begroting 2018. 

Omdat bij complex De Gats een aantal particuliere tuinen overgaan naar de Volkstuinvereniging zullen de inkomsten van huur en contributie iets groeien. Vanwege het 40-jarig jubileum van de vereniging zullen de uitgaven hoger zijn dan normaal. Ook is meer geld nodig voor onderhoud. 

6. Samenstelling Hoofdbestuur. 

Aftredend is de secretaris (herkiesbaar); kandidaat-bestuurslid is Hans Schörgers. 
Ad Canton wordt herkozen in zijn huidige functie van secretaris. 
Hans Schörgers, die werkzaam is bij het Waterschap en vanuit die functie op de hoogte is van milieu- en ecologische aspecten, wordt gekozen als nieuw bestuurslid van de Volkstuinvereniging. Hij zal zich ondermeer gaan bezighouden met problemen rond het opschonen van tuinen/complexen. 
Het hoofdbestuur streeft naar een dubbele bezetting per post: 1ste en 2de voorzitter, secretaris en penningmeester. Over de verdeling van deze functies vindt nog overleg plaats. Er zijn nog twee nieuwe bestuursleden nodig. 


7. Verslag commissie ‘voorschriften voor bouwsels in de tuinen’. 

De werkgroep "bouwsels”, bestaande uit Nic van Kempen, Peter Schell, Jean Schrijen, Dis de Vijlder en Wim Clerx heeft het voorliggende voorstel ontworpen. 
Hierbij is gelet op te gebruiken materiaal, omvang en afwatering. 
In principe mag in de tuinen niet gebouwd worden, maar er is een gedoogbeleid van toepassing. 
Voor nieuwe tuinders geldt : 
- 1 basismateriaal (ook hout) 
- Maximale afmetingen (worden herzien) conform de voor complex De Gats aan te schaffen tuinhuisjes 
- Maximaal 10% van een tuin mag bebouwd worden 
- Voorschriften moeten uitvoerbaar zijn 
- Huidige en nieuwe bouwsels moeten worden voorzien van een dakgoot en regenton. Zo niet, dan zal jaarlijks per m2 van de oppervlakte van het bouwsel € 2,50 in rekening worden gebracht bij de huurder.
 - Voor kweekkasjes/tunneltjes, lager dan 0,75 m hoeft geen wateroppvang plaats te vinden. 
- Vanaf 1 januari 2018 mogen bouwsels die niet aan de voorwaarden voldoen niet meer worden doorverkocht; deze moeten worden afgebroken. 
De commissie zal het voorstel herzien en ter besluitvorming voorleggen aan het bestuur. 

De complexbeheerders hebben geen bemoeienis met onderlinge doorverkoop van bouwsels. 


8. Brief met aandachtspunten. 

Deze brief is opgesteld naar anleiding van de toename van het aantal overtredingen van het Huishoudelijk Reglement die hard ingrijpen door het bestuur noodzakelijk maken. 
Opvallend is dat het merendeel van de problemen veroorzaakt wordt door nieuwe tuinders. Daarnaast zal extra aandacht geschonken worden aan de verplichting dat elk lid 3 keer 4 uur per jaar gemeenschappelijk werk moet verrichten voor het complex. 
Sancties zijn echt noodzakelijk! 
Ook wordt gevraagd om aandacht te schenken aan het aanlijnen van honden. 
In maart zal weer een brief gestuurd worden naar alle leden over het naleven van het Huishoudelijk Reglement. 

9. 40-jarig jubileum Volkstuinvereniging Sittard in 2018; benoeming commissie ter voorbereiding. 

In maart 2018 bestaat de Volkstuinvereniging Sittard 40 jaar. Voorstel is om dit heuglijke feit te vieren. 
Voor de organisatie van het 40-jarig jubileum van de Volkstuinvereniging Sittard is een feestcommissie nodig. Het bestuur vraagt 3 leden hiervoor. Omdat niemand van de aanwezigen zich opgeeft zal het bestuur zelf een programma samenstellen. Er zal in ieder geval aandacht geschonken worden aan 7 jubilarissen die 40 jaar lid zijn en 8 jubilarissen die 25 jaar lid zijn. 
Het feest zal plaatsvinden op 9 maart 2018 in De Oase. 

10. Mededelingen uit de vergadering met de complexbeheerders. 

In de vergadering met de complexbeheerders is ruim aandacht geschonken aan de sanering van asbest op en bij de volkstuincomplexen. In het kader van de herinrichting van de oostelijke schootsvelden is hiermee begonnen bij complex de Gats. Daarna volgen de andere complexen. 
De complexbeheerders worden betrokken bij de organisatie van de asbestsanering op hun complex. 
Het hoofdbestuur neemt contact op met de gemeente over het hoogteverschil bij de tuinen van het complex Overhoven versus de bewoners van de Rosastraat. 
Het dak van een schuilhut op complex Wehrerbeemd zou volgens de nota van de firma die ruim 20 jaar geleden het dak heeft geleverd geen asbest bevatten. Daarna hebben leden van het complex aan het dak gewerkt. Mogelijk is in de golfplaten asbest verwerkt. 
Het hoofdbestuur is hiervan op de hoogte en weet dat deze zaak opnieuw onderzocht wordt. 

11. Terugblik op het afgelopen jaar per complex. 

De Moustem: 
- Schuilhut gebouwd o.a. t.b.v. de Stadsjool. Leden van het complex hebben hier heel hard aan gewerkt olv Pol, May en Hanny. 
- Er is een aanvraag gedaan voor het realiseren van een bijbouw. 
- Houtsnipppers en split zijn geleverd. 
- Strook grond langs de begraafplaats wordt voortaan onderhouden door de gemeente.
- Notenboom moet nog gesnoeid worden (hiervoor zijn richtlijnen). 
- Het snoeien van de hagen biij de parkeerplaats is opgenomen in het bestek van de aannemer. 
- Biobox: in bruikleen van de firma Boels 
- Schooltuin is suscces; aandachtspunt: schoolvakanties 
- Probleem met invulling complexbeheer: Pol is overleden en May treedt terug. Hanny blijft als enige over. Er zal een vergadering bijeengeroepen worden voor alle leden van het complex om tot een nieuw complexbeheer te komen. Mogelijkheid zou kunnen zijn om het beheer te laten rouleren bij alle leden. Dit voorstel wordt door het bestuur in overweging genomen. 
- Momenteel zijn 10 tuinen vrij. 

Ophoven: 
- Hagen: de gemeente is gewezen op het contract. Op 9 januari 2018 is er een vergadering gepland met afdeling Vastgoed van de gemeente. 
- In verband met het snoeien van de hagen tussen opgeslagen compost en hagen 1 meter ruimte vrijhouden. 
- Er zitten lelijke ijzeren platen in de hagen (aan de achterzijde bij het park) 
- Georges functioneert als interim-complexbeheerder. Paolo en Jos zijn teruggetreden. Ook hier is dus een nieuw complexbeheer nodig. Als dit niet lukt: vergadering met alle leden van het complex. 
- De plannen rond de herinrichting van het stadspark bij het volkstuinencomplex gaan niet door. 

Sanderbout: 
- Complexbeheerders hebben de hagen zelf gesnoeid. 
- Er is 1 tuin vrij. 

Slachthuis: 
- Openbare weg moet geëgaliseerd worden. 

Wehrerbeemd
- De waterleiding is aan één zijde van het complex vernieuwd. (minder diep). Het vernieuwen van de waterleiding aan de andere zijde staat nog op de planning 
- Het gemeenschappelijk werk is een aandachtspunt. 
- Er is behoefte aan een vergadering met alle leden van het complex; het complexbeheer bestaat nu uit 3 dames die eindeloos achter zaken aan moeten rennen. 
- Fruitbomen: deze worden vervangen door laagstam. 
- Twee klappaaltjes worden vervangen. 
- Bordjes met tekst "honden aan de lijn”worden geplaatst. 
- Er zijn 2 tuinen vrij. 

Lahrhöfke: 
- Split is besteld 
- Bosplantsoen moet nog teruggesnoeid worden tot 5 meter van de hagen. 
- Er zijn 3 tuinen vrij. 

Baandert: 
- De tegels zijn geleverd 
- Er wordt een nieuwe schuilhut gebouwd. 
- Er is een mooie ingang/ontvangst gerealiseerd. 
- Alle bomen zijn gerooid. 
- Tuinders moeten aangeschreven worden 
- Er zijn 2 tuinen vrij. 

Broukerhöfke: 
- Er is 1 tuin vrij. 

Den Hoaf
- Buxusplanten moeten opgeruimd worden (secretaris stuurt brief) 

De Gats: 
- Er wordt voortvarend gewerkt om de opgelopen achterstand in te halen. 
- De Volkstuinvereniging is accoord gegaan met de wijziging van het huurcontract en staat op dit moment dus los van de problemen rond de 7 te verplaatsen tuinen. 
- De sanering van het asbest is bijna voltooid. 
- De tuin van Eijkenboom waar de vervangende tuinen komen is ook bijna klaar. 
- De strook grond waar de gracht komt is opgeschoond. 
- De tuinders worden met nieuwsbrieven op de hoogte gehouden van de werkzaamheden. 
- Er is geen zicht op het aantal vrije tuinen. 

12. Mededelingen over centrale inkoop van zaad en meststoffen. 

- De lijsten kunnen uiterlijk de eerste week van januari ingeleverd worden bij Harrie Meijers. 
- Rond carnaval wordt een mail gestuurd naar de complexbeheerders. 
- Elk complexbeheer draagt zelf zorg voor de distributie en het innen van het geld. 
- Tuinders die hun verplichtingen tot betaling niet nakomen worden voortaan uitgesloten van deze service. 

13. Rondvraag en sluiting.

 - Kosten schuilhut: gemeente heeft alleen de schuilhut zelf betaald; VTV alle bijkomende kosten. 
- Sleutels die nog in omloop zijn bij oud-leden: deze kunnen vaak niet teruggevorderd worden. 
- Gevraagd wordt naar een oplossing voor openstelling van biobox en schuilhut; wordt in CB besproken. 
- Parkeerplaats: het onderhoud van de parkeerplaats is een taak van zowel de Moustem als van de Wehrerbeemd. 
- Vrije tuinen: Jos Bongers plaatst weer een artikeltje in De Doorkijk. 
- Meer gebruik maken van email. Dit betekent dat de email-adressen verzameld moeten worden. 

Afgelopen jaar hebben 5 complexbeheerders hun taak neergelegd: 
 Paolo Brandolino 
 Fred Geurtsen 
 Marieke van den Horst 
 May Vankan 
De voorzitter dankt hen allen voor hun extra inzet voor de volkstuinvereniging in het algemeen en hun complex in het bijzonder. Als dank wordt hen een fles wijn aangeboden. 

De voorzitter wenst iedereen fijne feestdagen en sluit de vergadering.